Автор рубрики - Станислав Логунов, эксперт по оптимизации и модернизации бизнес-процессов в строительной отрасли

Многочисленные руководства по тайм-менеджменту, предлагающие самые разные подходы и методики, едины в главном: основным инструментом самоорганизации является хороший, правильно выбранный органайзер. Компьютерные программы-планировщики в первую очередь служат для напоминания о назначенных событиях. А для личностного развития главное – это не расписание дел, а работа над ними, их обдумывание. И мысли естественнее записывать на бумагу. Я разработал, в первую очередь для собственных нужд, универсальный органайзер-конструктор LOGBOOK, который можно адаптировать для всех основных систем планирования, и готов поделиться своей концепцией с вами.

С 1997 года работая на руководящих должностях, я постоянно искал способы научиться делать больше за меньшее время, именно для этого начал читать бизнес-литературу. Многие книги предлагают вполне разумные идеи, но в целом, прочитав за последние несколько лет около трех сотен томов, я не встретил того, что искал – практичного и комфортного для меня способа организации рабочего распорядка.

СИСТЕМАТИЗАЦИЯ СИСТЕМАТИЗАТОРОВ

Томас Лимончелли, гуру тайм-менеджмента для системных администраторов, наряду с компьютерными органайзерами не отказывается от использования бумажных носителей. Он рекомендует пользоваться системой, включающей в себя три основных элемента: календарь, список дел и перечень жизненных целей. В календаре вы, по мере возникновения, регистрируете встречи, совещания, дни рождения и повторяющиеся мероприятия, которые нельзя пропускать. Согласно системе Лимончелли, список дел и почасовое расписание работы – это страница ежедневника, на которую выписаны запланированные на день дела с расстановкой приоритетов по категориям важности ABC (где А – дела, которые надо завершить сегодня, B – нужно закончить как можно быстрее, и C – прочие). А перечень долгосрочных жизненных целей – это список глобальных задач, планов на будущее.

Брайан Трейси, популярнейший бизнес-тренер, предлагает схему из пяти категорий, ABCDE, где A – срочные дела, B – важные, но не срочные, С – желательные, D – делегируемые, а E – ненужные дела, которые можно не выполнять. Легко заметить, что эта система аналогична методу Лимончелли.

Еще один гуру тайм-менеджмента, Дэвид Аллен, разделяет дела на четыре списка – конкретные дела, этапы реализации проектов, отложенные дела и дела, которые можно было бы сделать (сюда же заносятся и возникающие идеи).

Популярный в России Глеб Архангельский выделяет дела дня по-иному – для него это главная цельная задача дня, решаемый сегодня элемент большой проблемы и неприятная задача на день. Также в системе Архангельского существуют фиксированные встречи и гибкие задачи, которые составляют отдельные списки.

Классик бизнес-литературы Стивен Кови пользовался так называемой «Матрицей Эйзенхауэра». Он выделял четыре группы задач – «важные и срочные», «важные, но несрочные», «срочные, но неважные» и «неважные и несрочные». Затем Кови применял принцип ABC для выстраивания очередности задач из первых, приоритетных групп, а уже внутри каждой задачи определял порядок ее решения.

Россиянин Андрей Парабеллум также предпочитает классифицировать задачи по «Матрице Эйзенхауэра», а особое значение придает их распределению по четырем временным промежуткам – утро, день, вечер и время перед сном.

Несмотря на кажущиеся различия в подходах, единый планировщик, удовлетворяющий им всем, вполне реален.

ОДИН ЗА ВСЕХ

Органайзер-конструктор LOGBOOK является инструментом управления собой – селф-менеджмента – и дополняет книги самых разных авторов, предлагающих свои решения и системы по управлению временем, тайм-менеджменту. Не следует путать два понятия: тайм-менеджмент – лишь малая часть селф-менеджмента, искусства, которым нужно овладеть, чтобы стать по-настоящему успешными.

LOGBOOK позволяет с первого дня приступить к резкому повышению личной продуктивности. Он упорядочивает мыслительные процессы и помогает расставить приоритеты.

По сути, это ваш дополнительный мобильный рабочий стол – страницы органайзера поворачиваются на 360°, в открытом виде образуя поверхность для планирования, которая при закрытии легко убирается, что позволяет сохранять чистоту и аккуратность на вашем основном столе.

ЦЕНТР УПРАВЛЕНИЯ

Основная составляющая LOGBOOK – разворот (см. схему).

Страница справа предназначена для ведения регулярных записей. Это «страница фокусировки», на которой расставляются приоритеты и разрабатываются планы.

В строчку вверху следует вписать период, на который вы планируете дела на этом развороте. Органайзер служит не только и не столько для оперативного планирования – в зависимости от решаемых вами задач можно планировать любой период – неделю, месяц, год или даже несколько лет.

Плановый период во многом зависит от занимаемой вами должности. Если руководитель высшего звена мыслит как минимум неделями, то исполнителю необходимо расписывать каждый день. Важно предусматривать отдельные страницы-разделители, отведенные для месяца в целом – их вы будете использовать для ведения календарных заметок общего характера.

Ниже на странице расположены три поля, обозначенные буквами А, В и С. В эти поля вы будете записывать дела, распределенные по степени их важности. Дела категории «А» – это 3–4 самые важные, но не оперативные позиции на планируемый период. Они имеют практически «судьбоносное» значение и должны держаться на особом контроле. Каждый день нужно начинать с проверки положения дел этой категории. Список «А» – наиболее короткий. Самых важных дел не может быть много! При этом следует помнить, что важные и срочные дела – это не одно и то же. В категории «А» не должно быть срочных дел – их место на странице слева, о которой я расскажу позже.

В зону задач категории «В» входят 5–6 менее важных дел, требующих, однако, продуманного и своевременного исполнения. В список категории «С» попадают все дела, которые не стоит игнорировать, но в условиях дефицита времени можно перенести на более поздние периоды (при этом, возможно, они «перекочуют» в другую категорию).

В начале каждого периода сохраняйте во всех категориях хотя бы одну резервную строчку, оставленную незаполненной – обстоятельства постоянно меняются, и к этому нужно быть готовыми. Если страница оказалась заполнена целиком, но дел еще хватает – необходимо встретиться с вашим руководителем и обсудить передачу части обязанностей другому исполнителю, а если вы сами руководитель – делегировать часть полномочий подчиненным.

Вертикальная линия отделяет расположенную справа область для записи фамилий людей, с которыми требуется связаться – например, созвониться, назначить встречу или дать обратную связь по прошедшему обсуждению.

В нижней части страницы («подвале») вы в предыдущие периоды записывали все дела, которыми планировали заняться именно в этот временной промежуток. Это база, на основе которой, после анализа и распределения, заполняются разделы АВС.

Работая с LOGBOOK, вы если не избавите себя от хаоса, то хотя бы сократите его влияние. Я уверен, постепенно у вас это получится, но, пока хаос еще остается, для него используется левая сторона разворота.

«Страница хаоса» предназначена для срочных и важных задач, предполагающих оперативное решение.

Сюда можно наклеивать цветные стикеры-напоминания с «одноразовыми», быстро выполняемыми делами. Не забывайте: стикеры можно наклеивать только здесь, они не должны заслонять правую страницу и тем более портить вид стен или монитора компьютера. Важно учесть, что контакты для связи должны сразу же переписываться в электронную телефонную книгу, не храните их здесь, потому что потом вы забудете, куда их записывали, а стикеры могут отклеиться и потеряться.

Также на этой странице регистрируются все поступающие в текущий период задачи, которые, после принятия решения об их срочности и важности, будут либо (в случае их экстренной значимости) добавлены в АВС-схему, либо направлены в «подвал» тех будущих периодов, в которые вы собираетесь эти задачи выполнять. В любом случае, все возникающие дела должны быть зарегистрированы.

Кроме того, здесь можно вести контроль за выполнением поручений, которые вы даете подчиненным. Благодаря этому вы будете уверены, что поручения выполнят или вы своевременно узнаете о возникающих проблемах.

РАБОТАТЬ ПО ПОРЯДКУ

В начале каждого периода вы заполняете разделы «А», «B» и «С», распределяя дела по мере их значимости по категориям и внутри каждой из категорий. К этому моменту общий список дел уже сформирован – он образуется из незавершенных дел предыдущего периода и записей, которые вы ранее сделали в «подвале».

По мере выполнения дел их надо непременно вычеркивать – это всегда приятно. Если вы понимаете, что какое-то дело категории А выполнить в заданный период невозможно – лучше сразу отчеркните его стрелкой и перенесите в «подвал» конкретных следующих периодов, чтобы не портить себе настроение невыполненной, а значит и не вычеркнутой задачей.

Одна из первых страниц должна быть посвящена главной цели – тому, ради чего вы на самом деле работаете, личному видению. Каждый раз, открывая органайзер, вы будете вспоминать об этом.

Для управленцев любого уровня я настоятельно рекомендую выделить специальными разделителями последние страницы органайзера для длительных планов и проектов, которые вы курируете – на несколько месяцев, год и более. Это поможет в суете дней не забывать о глобальных задачах и предпринимать определенные шаги для их выполнения. С такими планами, например, стоит сверяться, когда составляешь план на неделю или более длительный период.

Отдельную страницу в конце нужно оставить для дел, у которых нет строго установленных сроков – дел типа «когда-нибудь». Это может стать своего рода «банком идей», откуда вы будете извлекать их по мере необходимости.

К достоинствам LOGBOOK относятся его уникальная простота и ощущение свободы, которое возникает благодаря отсутствию каких-либо рамок или ограничений. Структура органайзера-конструктора позволяет каждому собирать для себя идеальный планировщик, регулируя все – от размера листов до расположения и типа разделов или вида крепления страниц.

Для компаний, заботящихся о максимальной отдаче от своих сотрудников, применение LOGBOOK постепенно должно превращаться в корпоративный стандарт. Мои партнеры уже взялись за изготовление LOGBOOK, и совсем скоро органайзеры можно будет заказать.

От использования LOGBOOK можем выиграть не только мы с вами, но и наше окружение.

Обсудить эту и другие публикации рубрики «Сила знаний» вы можете в блоге ее автора: 

www.facebook.com/logunovsi