ПАРАГРАФ
Архивное замещение
   28 марта 2016, 15:58
Задачи по оптимизации работы с бумажными и электронными документами стоят сегодня перед многими строительными организациями. Рынок этих услуг, несмотря на кризис, продолжает расти – по примерным оценкам экспертов его объем превышает 25 млрд рублей. Однако экономическая ситуация сформировала любопытный тренд – спрос от зарубежных продуктов все больше смещается в сторону качественных отечественных разработок.
Как отмечают эксперты отрасли, сегодня идут значительные изменения  рынка электронных архивов. Многие компании, поставлявшие исключительно продукты зарубежного производства, постепенно теряют свою конкурентоспособность, так как стоимость таких решений возросла и достигает нескольких миллионов рублей. С другой стороны, их место готовы занять российские разработчики с собственными программными продуктами на базе уже зарекомендовавших себя иностранных платформ.

Именно по этому пути идут и нынешние лидеры петербургского рынка электронных архивов. Предприятия самостоятельно разрабатывают программы и модули, создавая максимально адаптированные для российских пользователей решения.

К примеру, компания «Параграф» предлагает архивные решения на базе интеграционной платформы SOTA, предназначенные для управления документами и данными строительных предприятий.

Фирма «ЭОС» разработала решение «Архивное дело» для организации бумажных и электронных документов и EOS for SharePoint для организации «единого окна» доступа к информации.

Предприятие «АСКОН-Системы проектирования» задачи заказчика решает с применением продуктов собственной разработки Pilot-ICE, ориентированных на задачи проектных и строительных организаций.

Компания «ИнтерТраст» разработала корпоративную систему управления документами, задачами и личной продуктивностью – CompanyMedia. Наибольшие преимущества от внедрения архива получают территориально распределенные крупные организации.

ООО «Бюро ЕСГ» внедряет программный продукт Search, который обеспечивает наиболее удобный способ ведения конструкторского документооборота.

«Сейчас на рынке востребованы сугубо отраслевые решения. Современный электронный архив – это не универсальный программный продукт. Он ориентирован на ту или иную специ-
фику деятельности. Например, в процессе внедрения архива в строительных и проектных организациях важен каждый этап. В самом начале, при проведении сканирования и индексирования (оцифровки), если работы выполнены некачественно, то и конечный результат окажется плачевным», – рассказывает Дмитрий Зеленков, генеральный директор компании «Параграф».

Под любой IT-ландшафт

Стоимость отечественного софта для документооборота и ведения электронного архива в петербургских компаниях варьируется. Сегодня заказчик может выбрать удобный для него вариант: оплачивать каждое рабочее место или продукт на всю организацию. Компания «АСКОН-Системы проектирования» предлагает решение Pilot-ICE – 15 тыс. рублей за рабочее место. «Для более требовательного пользователя в нашей линейке предусмотрена так называемая корпоративная редакция системы – Pilot-ICE Enterprise с расширенным функционалом, необходимым для масштабных задач, и поддержкой при разработке прикладной функциональности, – уточняет Максим Нечипоренко, директор по маркетингу «АСКОН-Системы проектирования». – Цена лицензии этой редакции продукта 40 тысяч рублей».

Стоимость продукта SOTA Lite от компании «Параграф» – 490 тыс. рублей. При этом количество пользователей электронным архивом неограниченно. Заказчик получает готовое решение без лимита рабочих мест.

«Срок внедрения архива SOTA Lite составляет менее одного месяца. У заказчика появляется все, что необходимо для работы и хранения любой документации: поддержка версионности, обновления, онлайн-доступ в архив даже на стройплощадке или в командировке. Не требуется продления лицензий. Каждый отдельный сотрудник подключается без нашей помощи», – комментирует Дмитрий Зеленков.

В большинстве своем игроки рынка предлагают пользователям внедрять решения «под ключ». При этом у каждого разработчика есть возможности для установки индивидуальных опций. Каждый продукт имеет свои особенности и сильные стороны – одни более ориентированы на решение задач строительных организаций, другие – на проектировщиков и конструкторские бюро.

«Многие клиенты пользуются нашей услугой «авторский надзор» – наш специалист присутствует в офисе клиента и помогает в случае сложностей работы с системой, – говорит Сергей Полтев, руководитель направления современных ECM-решений компании «ЭОС». – С другой стороны – системы легко настраиваются, сопровождаются подробной документаций, сегодня все больше примеров полностью самостоятельной настройки заказчиками. В целом наши продукты совмещают в себе огромный опыт – 21 год, 1 миллион пользователей, детальное понимание специфики работы с информацией в различных отраслях».

Компания «Параграф» к разработке продукта привлекла его будущих пользователей – профессиональных строителей, проектировщиков, руководителей проектов. Эксперты решали, какой набор функций они хотели бы видеть в системе, а от чего есть смысл отказаться.

«АСКОН-Системы проектирования» сделали ставку на дружелюбность софта как по отношению к пользователю, так и к администратору.

«Пользователь получает функционал системы, охватывающий процессы создания, коллективной работы, согласования и хранения документации, а также возможности совместной работы с удаленными филиалами или фрилансерами, контрагентами. Причем никаких лишних усилий, чтобы включиться в электронный документооборот, не требуется: пользователь просто работает в привычном ему проводнике и продолжает отправлять свои документы на принтер, но все это происходит под контролем и управлением нашей системы. Администратор же получает гибкие инструменты настройки, которые моментально применяются ко всей системе, не требуют отключения пользователей или проведения регламентных работ во внеурочное время, когда сотрудники покинули рабочие места», – уточняет
г‑н Нечипоренко.

В «Бюро ЕСГ» акцент сделан на последующую бесплатную техподдержку заказчиков.

В основе системы, разработанной компанией «ИнтерТраст», лежат принципы сквозного электронного документооборота. «Это позволяет сохранять свидетельства деятельности организации в интересах внешнего и внутреннего регулирования, анализа и принятия управленческих решений, оценки эффективности персонала, формирования лучших управленческих практик», – объясняет Дмитрий Голосовский, руководитель отдела маркетинга «ИнтерТраст».


Архив для эффективности

По оценкам игроков рынка, практически четыре из пяти компаний отрасли нуждаются сегодня в переходе на безбумажный документооборот и создании электронных архивов. Если раньше разработчикам нужно было доказывать, что электронный архив нужен предприятию, то сегодня основная задача – показать, что архив не является безумно дорогой затеей и решение реально внедрить за адекватную цену.

Специалисты компании «АСКОН-Системы проектирования» уверены, что только незаинтересованность руководства в построении прозрачных бизнес-процессов и обеспечении доступа сотрудников к актуальной информации о проектах может стать причиной отказа от перехода на электронный документооборот.

По мнению генерального директора компании «Параграф» Дмитрия Зеленкова, рынок электронных архивов как рос, так и будет расти, вне зависимости от обстановки и сокращения бюджетов строительных компаний. «Электронные архивы не попадают под сокращение по одной простой причине: переход на безбумажные технологии и создание электронных архивов – путь к глобальной экономии затрат и расходов внутри компании. Это неотъемлемая вещь для повышения эффективности бизнеса», – констатирует Дмитрий Зеленков.


Справка

Программный продукт класса «электронный архив» должен соответствовать следующим актам: Федеральному закону от 22.10.2004 № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» и Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ, утвержденным приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19.



Автор: Зинаида Литвинова
 
Теги: