Вчера «ТЭК Санкт-Петербурга» запустил автоматизированную систему договорного документооборота. В ближайшие годы использование бумажных носителей информации в компании будет сведено к минимуму.

Вчера «ТЭК Санкт-Петербурга» запустил автоматизированную систему договорного документооборота. В ближайшие годы использование бумажных носителей информации в компании будет сведено к минимуму.

Версия автоматизированного электронного договорного документооборота  представляет собой специальную программу, электронный лист согласования, дающий широкие возможности контроля за исполнением и редактирования документов.

Собственная разработка программистов ГУП «ТЭК СПб» автоматизирует один из важнейших бизнес-процессов предприятия – заключение договоров. В среднем договор с подрядчиком проходит через 6-9 инстанций. Прежде, двигаясь по регламенту, документ поочередно миновал каждое управление. Таким образом, прохождение договора могло занимать несколько недель. С внедрением автоматизированного документооборота все участвующие в согласовании договора подразделения смогут on-line контролировать его движение по инстанциям, внося свои дополнения, отслеживая комментарии и замечания других служб. Одновременный доступ к договору всех проверяющих подразделений ускоряет его прохождение в разы. Кроме того, программа сохраняет все правки и стадии изменения договора.

Новинка оптимизирует работу с проектами договоров для конкурсных процедур, автоматизирует заключение документов и дополнительных соглашений к ним, мониторинг полной отчетности. В условиях работы с многоэтапными переходящими проектами система облегчит отслеживание и поиск нужных документов. Ранее работа с плотными пачками документации требовала серьезных усилий и времени.