Делайте то, что нужно. По книге Ричарда Коха «Принцип 80/20. Как достичь большего с наименьшими усилиями»

   04 декабря 2016, 07:46
Станислав Логунов, эксперт по оптимизации и модернизации бизнес-процессов в строительной отрасли Автор рубрики – Станислав Логунов, эксперт по оптимизации и модернизации бизнес-процессов в строительной отрасли

Каждый понедельник в авторской рубрике «Сила знаний» нашего сайта публикуется новый обзор книг об управлении, стратегии, командообразовании и психологии бизнеса.

Стремление сделать все одинаково хорошо часто приводит к тому, что все или делается плохо, или не делается вовсе. Ричард Кох в бестселлере «Принцип 80/20. Как достичь большего с наименьшими усилиями» подробно анализирует простой закон, объясняющий необходимость правильной расстановки приоритетов.

Существует целое семейство книг и другой полиграфической продукции, эксплуатирующей название «Принцип 80/20», и все эти продукты пользуются спросом. Книга Коха – самый популярный продукт этой группы, с момента публикации двадцать лет назад она была переведена на 35 языков, ее суммарный тираж давно превысил миллион экземпляров, а в прошлом году книга вышла в России уже десятым изданием. И в этом нет ничего удивительного. Ричард Кох детально разбирает основанное исключительно на опыте, но удивительно простое и ясное правило, которое интуитивно понятно каждому, легко усваивается и может применяться на практике в самых разных обстоятельствах, причем не только в работе.

ЗАКОН ПАРЕТО

В 1897 году итальянский социолог и экономист Уильфредо Парето обнаружил, что в Италии XIX века двадцать процентов населения обладало восьмьюдесятью процентами собственности. К 1909 году, проанализировав данные по налоговым поступлениям в целом ряде европейских стран начиная с XV века, он пришел к выводу, что приблизительно такое же соотношение справедливо по отношению к любому человеческому сообществу в любое время и в любой стране. Это явление не имеет математического обоснования, и сам Парето назвал его социальным законом, коренящимся в самой человеческой природе.

К аналогичным выводам в 1949 году пришел филолог из Гарвардского университета Джордж К. Зипф. Его идея состояла в том, что тридцать процентов любого ресурса производят семьдесят процентов деятельности, связанной с этим ресурсом.

И наконец, в 1941 году концепцией Парето заинтересовался американский инженер Джозеф Мозес Джуран, который занимался вопросами контроля качества. В 1951 году в книге «Руководство по контролю за качеством» Джуран расширил идею итальянца, заявив, что практически вся социальная и экономическая деятельность человечества укладывается в соотношение двадцать/восемьдесят. В последующих изданиях книги он назвал это явление «Принцип Парето», и название прижилось.

Книга получила определенную известность, и в 1954 году Джуран был приглашен Союзом ученых и инженеров Японии для чтения лекций в Страну восходящего солнца, где бизнесмены очень быстро осознали значимость Принципа Парето.

ГЛАВНОЕ И ВТОРОСТЕПЕННОЕ

На практике Принцип Парето означает, что, например, двадцать процентов клиентов принесут восемьдесят процентов прибыли, двадцать процентов инвестиций – восемьдесят процентов доходов, двадцать процентов усилий – восемьдесят процентов результатов, а двадцать процентов идей дадут восемьдесят процентов успеха. Некоторые вещи в разы важнее всех остальных.

В плане работы из десяти пунктов два из них принесут в пять-десять раз больше пользы, чем остальные. Главное – найти эти пункты и сконцентрироваться именно на них. Умение сосредоточиться на важном в ущерб несущественному определяет степень успеха.

Нужно понимать, что цифры «восемьдесят» и «двадцать» достаточно условны, более того, поскольку это доли от разных значений, они необязательно должны давать в сумме сто процентов. Принципиально то, что наибольшее значение имеет незначительное количество факторов. К примеру, может оказаться, что семнадцать процентов населения обладает девяносто тремя процентами денежных средств, это вполне соответствует Принципу.

В приложении к бизнесу Принцип означает, что восемьдесят процентов денежных поступлений компания получает от двадцати процентов своей деятельности, и главная задача, стоящая перед руководителем, – выявить эти самые двадцать процентов. Чтобы это сделать, надо проанализировать доходы и затраты, рассмотрев их в разных разрезах: товарных групп, типов клиентов и любых иных факторов, о которых имеются статистические данные, к примеру каналов распространения.

Скорее всего, некоторые товары будут иметь высокую доходность, большая часть – умеренную, а какая-то часть продукции окажется убыточной. Продукт, который дает долю общей прибыли, превышающую его долю в суммарном объеме продаж, – тот, который вы ищете. Такой же анализ можно провести по клиентам и переориентироваться на запросы тех, кто наиболее рентабелен. А если, например, прибыль от торговли одним типом товаров через специализированные магазины значительно превышает аналогичные показатели супермаркетов, то очевидно, на каком рынке следует сосредоточить наибольшие усилия.

ОТБРОСИТЬ ЛИШНЕЕ

Понимание Принципа Парето очень помогает при планировании. К примеру, я пользуюсь системой распределения задач по приоритетам на три категории – А, В и С. И понять значимость задач не всегда просто.

Принцип Парето – инструмент, который позволяет определить приоритеты, выделить главные вопросы, которые могут кардинально сказаться на продуктивности и качестве работы, а также определиться, от чего можно вообще отказаться. Это действительно искусство – выявлять работу, которую можно не делать. Этого можно достичь через анализ потерь.

Когда я анализирую свой список дел, то в первую очередь определяю ту системную задачу, решение которой отменит необходимость выполнения целой цепочки задач, и к которой можно будет больше не возвращаться. Далее смотрю, моя ли это задача, или ее следует кому-то делегировать, и если моя – она попадает в категорию А.

Менее важные дела, однако требующие продуманного и своевременного исполнения и не подлежащие делегированию, относятся к категории B. 

В категорию С попадают все дела, которые не стоит игнорировать, но в условиях дефицита времени можно перенести на более поздние периоды.

Не требующие существенного времени вопросы, которые можно решить прямо сейчас, чтобы облегчить всю остальную работу или вообще сделать часть процессов ненужными и исключить их, надо делать сразу, не занося в список. А все прочие дела можно отбросить.

Если выделить системную задачу сразу не получается, на помощь приходит еще один инструмент, который помогает руководителю в работе, – сформулированная Сакити Тоёда из компании Toyota система «5 почему», простой метод поиска причин возникших несоответствий путем изучения причинно-следственных связей. Люди слишком часто лечат «симптомы», а не «болезнь», и в результате тратят силы совсем не на то, на что нужно.

Чтобы обнаружить причину проблемы, необходимо последовательно задавать один и тот же вопрос: «Почему это случилось?» и искать ответ на этот вопрос. Число пять условно и выбрано исходя из того, что этого количества обычно достаточно для выяснения сути и источника проблемы, но, в зависимости от ее масштаба и сложности системы, вопросов может быть и больше, и меньше.

Постоянно применяя «5 почему», можно научиться определять и ликвидировать глубинные причины возникающих вопросов, вместо того, чтобы безуспешно бороться с их внешними проявлениями.

А сочетая эту систему с Принципом 80/20, руководитель сможет значительно повысить производительность всей компании, направляя ее ресурсы на решение самых важных проблем максимально эффективными способами.

ЗДРАВЫЙ СМЫСЛ

Как и любой инструмент, Принцип Парето нужно использовать, соблюдая «технику безопасности». Неправильное определение наиболее значимых факторов легко может привести человека к краху, а компанию – к разорению.

Кох приводит очень показательный пример из сферы книготорговли. В точном соответствии с Принципом, восемьдесят процентов продаваемых книг составляют около двадцати процентов имеющихся в магазине наименований. Можно сделать вывод, что следует сконцентрироваться исключительно на продаже бестселлеров, и это будет грубой ошибкой.

Во‑первых, в основе любого бизнеса находится клиент, и важно понять, что нужно тем двадцати процентам покупателей, которые приносят восемьдесят процентов прибылей (да-да, Принцип действует и здесь). А им нужен в первую очередь широкий выбор – бестселлеры можно найти в супермаркете и даже газетном киоске. Мало кто специально пойдет в книжный магазин, если его ассортимент будет аналогичен стойке универмага.

И во‑вторых, ориентироваться надо не на продажи, а на прибыль. Мода преходяща, и большинство бестселлеров прекращает быть таковыми за несколько месяцев. А наибольшие прибыли приносят книги, равномерно продающиеся из года в год. Классика едва ли окажется на пике рейтинга, но ее постоянно допечатывают, порой каждые несколько месяцев.

Этот пример доказывает сразу две вещи: истинность Принципа Парето и значимость здравого смысла. Если разум отсутствует, никакие принципы не помогут, но умный человек, обладающий знанием социальных законов, способен добиться впечатляющих результатов.


«Принцип 80/20» – бесспорная классика, стабильно попадающая в рейтинги лучших бизнес-книг всех времен. И не в последнюю очередь это происходит потому, что в ее основе –  вневременная концепция, одинаково актуальная как в Италии XIX века, так и в современной России.

У книги есть один существенный недостаток, о котором стоит предупредить заранее: она написана в гипнотизирующем (чтобы не сказать зомбирующем) стиле, напоминающем труды специалиста по похудению и бросанию курить Аллена Карра, с постоянным повторением одних и тех же мыслей (в случае Коха – и вовсе одной мысли) в разных формах на протяжении более чем четырехсот страниц.

Если вы все же соберетесь прочитать книгу, то с этим ее недостатком придется смириться, тем более что вы всегда можете бросить чтение, если решите, что уже поняли идею автора. А понять идею необходимо – она действительно очень хороша.

Приятного вам чтения, и пусть вы всегда сможете отличать важное от лишнего!


Обсудить эту и другие публикации рубрики «Сила знаний»  

вы можете в блоге ее автора: 

www.facebook.com/logunovsi


Станислав Логунов
Поделиться: