Проект «ЦГЭ: территория роста» как необходмое условие лидерства Санкт-Петербургского Центра государственной экспертизы

   10 декабря 2021, 13:28
12‑летие со дня своего образования отмечает в декабре 2021 года Санкт-Петербургское государственное автономное учреждение «Центр государственной экспертизы». К знаменательной дате коллектив подвел итоги первого образовательного проекта «ЦГЭ: Территория роста 1.0». Суть проекта заключается в разработке и реализации инициатив самих работников учреждения, направленных на оптимизацию и повышение эффективности внутренних процессов менеджмента организации и, конечно, улучшение взаимодействия с заявителями.
Запуск программы состоялся в 2020 году в формате онлайн-тестирования всех сотрудников учреждения с целью выявления активных, заинтересованных в развитии и самообучении работников. Следующим этапом стали выездные сессии групп из участников проекта, в ходе которых были образованы команды, которые методом мозгового штурма подготовили проекты с конкретными практическими решениями,  направленными на развитие Центра госэкспертизы. Предзащита проектов состоялась в конце 2020 года. Экспертному совету было представлено восемь инициатив, из которых были отобраны две для запуска пилотных проектов. Первым пилотным проектом стал «Ведущий эксперт — персональный менеджер проекта», вторым — «Календарь экспертизы».

Важно отметить, что в состав каждой команды вошли представители разных подразделений учреждения — государственные эксперты, IT-специалисты, юристы, работники отделов закупки, приема проектной документации и выдачи заключений и др. В ходе реализации проектов с командами занимались бизнес-тренеры, повышая уровень  профессиональных компетенций участников. Несколько месяцев без отрыва от основной работы участники команд учились управлению проектной деятельностью, постигая систему SMART, проводили  мероприятия, направленные на получение значимых уникальных результатов в условиях неопределенности, временных, ресурсных и иных ограничений.

Командами в разработке пилотных проектов применялся достаточно известный современный метод AGILE, при котором участниками использовался принцип Value Proposition — выработка ценностного предложения на этапе проверки той или иной гипотезы. В своей работе участники выявляли и опрашивали стейкхолдеров (лиц, чьи интересы будут затронуты при реализации проектов), двигались итерациями, создавая в конце каждой итерации инкримент — мини-продукт, уже имеющий ценность и показываемый потенциальному внутреннему потребителю и клиенту. Каждый следующий инкримент являлся следующей лучшей версией продукта с добавленной ценностью.

В канун 12‑летия Центра госэкспертизы было принято решение провести финал конкурса между двумя проектами образовательной программы. В экспертный совет финала проекта «ЦГЭ: Территория роста 1.0» вошли:
- начальник Службы государственного строительного надзора и экспертизы Санкт-Петербурга Владимир Болдырев;
- начальник отдела развития учреждений здравоохранения Комитета по здравоохранению Санкт-Петербурга Андрей Пахомов;
- заместитель управляющего — начальник управления по проектированию Санкт‑Петербургского государственного казенного учреждения «Фонд капитального строительства и реконструкции» Ирина Шабарова;
- заместитель главного инженера Санкт-Петербургского государственного казенного учреждения «Дирекция транспортного строительства» Олеся Солодкая;
- председатель совета директоров АО «МегаМейд», эксперт по бережливому строительству, автор деловых книг и создатель, а также первый директор Санкт-Петербургского Центра госэкспертизы Станислав Логунов;
- директор Санкт-Петербургского Центра госэкспертизы Ирина Косова;
- заместители директора Центра госэкспертизы Артем Рыжиков, Юлия Гасюк и Николай Колосков.

Дорогие читатели, кратко ознакомим вас с содержанием пилотных проектов.

«ВЕДУЩИЙ ЭКСПЕРТ — ПЕРСОНАЛЬНЫЙ МЕНЕДЖЕР ПРОЕКТА»

Идея проекта зародилась во время летней b2b-сессии 2020 года в первую очередь как уникальное предложение по персональному сопровождению дел экспертизы. Целью проекта является оперативный контроль процесса проведения экспертизы. На начальном этапе подготовки проекта команда методом опроса выявила основные позиции существующей проблематики:

— недостаточный уровень взаимодействия между участниками процесса при проведении экспертизы;
— отсутствие возможности у заявителей оперативно получать актуальную информацию по делу экспертизы;
— большой объем выявленных недостатков, нехватка времени на их устранение, начало решения заявителем проблемных вопросов только в конце экспертизы.

Далее команда проекта четко обрисовала главные цели проекта: выстраивание более эффективного взаимодействия между участниками процесса экспертизы; аккумулирование актуальной информации и оперативное решение проблем; выявление проблемных зон на первоначальном этапе экспертизы, устранение недостатков в срок, установленный договором (за пять рабочих дней до окончания экспертизы); получение положительного заключе ния экспертизы с первого захода.

В качестве опорных объектов были выбраны социально значимые строительные проекты. Они всегда характеризуются острой социальной напряженностью, требующей быстрой реализации проекта, играют важнейшую роль в оценке деятельности любой экспертной организации. Кроме этого, в социально значимых объектах заявитель заинтересован в быстром положительном результате и готов оперативно реагировать. Как правило, подобные объекты находятся на персональном контроле у первых лиц города.

Этапы реализации проекта включали в себя разработку набора рабочих инструментов руководителя экспертной группы (РЭГ), тестирование пилотных проектов по делам экспертизы и создание инструкций для РЭГ и эксперта в рамках сопровождения дела госэкспертизы.

Рабочими инструментами экспертов, проектировщиков и заявителей были выбраны чаты на портале учреждения и в мобильном приложении, а также плановые совещания в формате ВКС.

Результаты экспертизы пилотного проекта показали, что наиболее сложные вопросы были выявлены и доведены до заявителя на первом совещании по ВКС, совместно были выработаны пути их решения, что позволило выпустить положительное заключение в установленный срок. Еженедельные совещания по ВКС позволили сократить количество обращений заявителей к экспертам на 50 %. Общение в чате позволило экспертам быть в курсе актуальной информации по рассматриваемому делу.

Устранение недостатков в установленный срок позволило РЭГ осуществить формирование заключения в плановом порядке (в течение пяти дней).

В процессе обсуждения проекта председатель экспертного совета Владимир Болдырев задал уточняющие вопросы по набору инструментов экспертной группы, в частности, каким образом обеспечивается плановость и периодичность совещаний, будет ли это прописано в договоре сторон и пр. Также членов экспертного совета интересовал официальный статус чатов и совещаний ВКС. Как отметили разработчики проекта, чат был создан для внутренней работы экспертов, а продолжением плановых ВКС становятся протоколы каждого совещания. Станислав Логунов акцентировал внимание команды на периоде высокой загруженности учреждения — двух предновогодних месяцах работы.

Каким образом будет выстроена работа с плановыми ВКС? Как будут выстраиваться приоритеты среди объектов? Команда проекта ответила, что планирование регулярных ВКС и чатов на начальном этапе позволит избежать перегрузки экспертов. Также экспертный совет интересовался количеством времени, которое занимают чаты и ВКС, каким образом до заказчика доходила информация, достигнутая в обсуждениях внутренних чатов.

«КАЛЕНДАРЬ ЭКСПЕРТИЗЫ»

Данный проект представляет собой электронный сервис, направленный на автоматический расчет сроков ключевых этапов прохождения экспертизы. По опросам стейкхолдеров, на поиск информации и разъяснения заявителям эксперты учреждения тратят 10–15 % рабочего времени, а зачастую жертвуют и личным. В среднем заявители обращаются за получением разъяснений о сроках экспертизы к каждому эксперту более двух раз в день.

На начальной стадии проекта команда определила перечень ключевых событий и дат, необходимых заявителю для прохождения экспертизы.

Далее был разработан дизайн проекта календаря и заключен договор на разработку тестовой версии электронного сервиса. Представители команды проекта наглядно показали, как работает сервис, загружаемый на устройство через QR-код. Путем графической визуализации была решена проблема ручного подсчета сроков ключевых этапов экспертизы. Информация о сроках и контрольных датах прохож дения экспертизы полностью синхронизированау эксперта и заявителя. Таким образом, заявитель будет получать достоверную информацию о сроках и контрольных датах экспертизы самостоятельно, без потери времени на обращение в учреждение.

Присутствующим была представлена визуализация календаря экспертизы прямо на сайте учреждения и было предложено в режиме реального времени, перейдя в программу через QR-код на своих телефонах, проследить рабочий статус любых дел экспертизы. Также онлайн-эксперимент транслировался на экране для всех участников мероприятия. Член экспертного совета Ирина Шабарова проверила посредством нового сервиса состояние нескольких дел в экспертизе и была приятно удивлена простоте восприятия календаря экспертизы, актуальности и достоверности сведений.

Следующим этапом усовершенствования продукта командой предполагается реализация функции записи на прием к экспертам, расширение перечня контрольных дат, сведения о которых могут быть получены посредством электронного сервиса, настройка фильтров при поиске контрольных дат, а также обеспечение возможности перейти в календарь непосредственно из дела экспертизы, а также из мобильного приложения.

При обсуждении проекта Владимир Болдырев уточнил, где находится календарь. В данный момент тестовая версия интегрирована с личным кабинетом заявителя, а в будущем календарь может появиться в рассматриваемом деле экспертизы в формате десятой вкладки. Станислав Логунов поблагодарил разработчиков проекта, подчеркнув, что обеспечение доступного входа заявителя в экспертизу через браузер и получение информации, используемой в повседневной деятельности экспертов, — это большое дело.

По завершении обсуждения проектов экспертный совет приступил к открытому голосованию бюллетенями. Победителем финала проекта «ЦГЭ: Территория роста 1.0» со счетом 5:4 стал проект «Календарь экспертизы». Все участники команд проекта получили ценные призы и были отмечены в том числе повышением в должности.

После награждения Ирина Косова отметила: «Помимо ценных призов, которые вы получили, мы обязательно реализуем победивший проект "Календарь экспертизы", дополнив его функционал таким образом, чтобы он в значительной степени облегчил работу наших сотрудников и, безусловно, сделал более комфортным прохождение экспертизы нашим заявителям».

Ирина Косова, директор СПб ГАУ «ЦГЭ»:

— Уважаемые коллеги и наши дорогие сотрудники! Я горжусь тем, что мы запустили этот замечательный проект, который так нас сблизил. С благодарностью за согласие в участии приветствую всех приглашенных экспертов, которые оценят работу наших команд и выберут победителя.

Выражаю всем участникам проекта глубокую признательность за вашу работу и то, с какой душой вы вкладываетесь в наше общее дело. Без сомнения, мы — одна из лучших экспертиз России!

Николай Линченко, вице-губернатор Санкт-Петербурга:

— Центр государственной экспертизы занимает особое место в структуре строительного комплекса Северной столицы. На плечах его работников лежит огромная ответственность за безопасность возводимых зданий и сооружений. Ежедневно вам приходится вникать во все тонкости проектирования, изучать и решать сложные технические проблемы, совершенствоваться в условиях постоянно меняющегося градостроительного законодательства, обучать ему профессиональное проектное и строительное сообщество Санкт-Петербурга в своем учебном центре. Мы гордимся успехами Центра госэкспертизы, занимающего лидирующие позиции в стране среди экспертных организаций в области автоматизации, цифровой трансформации и применения технологий информационного моделирования. Работа экспертного учреждения внесла ощутимый вклад в оптимизацию бюджетных расходов города. Силами экспертов за 12 лет проведено свыше 9 000 экспертиз. Что касается объектов с привлечением бюджетных средств РФ, по ним выдано свыше 4 600 заключений, благодаря проверке сметной документации которых город сэкономил на строительстве свыше 153 млрд руб. Желаю Центру государственной экспертизы дальнейшего профессионального развития, а всем сотрудникам здоровья, новых достижений и успешной работы на благо Санкт-Петербурга!
Кто строит в Петербурге
Поделиться:
СПб ГАУ ЦГЭ
Косова
госэкспертиза
Логунов Станислав
Болдырев

{{articles.header}}

{{results}}